Sử dụng bìa hồ sơ đúng cho từng công việc

Lưu trữ tài liệu quan trọng, bảng kê số liệu các quý… là một điều không còn xa lạ với dân văn phòng, nhất là các nhân viên kế toán, quản lý kho. Dân công sở thường sử dụng những loại bìa đựng hồ sơ khác nhau, nhưng bạn có biết họ sử dụng những loại nào cho những mục đích nào không? Thậm chí các nhân viên có thể sử dụng sai mục đích của một số loại bìa hồ sơ khác nhau. Vậy làm mục đích của từng loại bìa là như thế nào?

Bìa hồ sơ được chia làm 3 loại dựa trên số lượng giấy hồ sơ mà nó có thể chứa được, có nhiều hãng khác nhau sản xuất cho nên suy ra kiểu dáng, chất liệu có loại khác nhau.

• Bìa còng, bìa nhẫn, bìa hộp, bìa 3 dây, bìa accor
• Bìa nhựa nhiều lá, bìa lỗ
• Bìa lá, bìa kiếng, bìa trình ký, bìa treo, bìa nút

Loại bìa hồ sơ thông dụng nhất:

Đa số các loại file hồ sơ đều được sử dụng trong văn phòng làm việc. Dù là loại file hồ sơ nào thì đều là văn phòng phẩm – loại vật dụng sử dụng trong văn phòng. Họ thường xuyên sử dụng các loại file hồ sơ như bìa còng, bìa hộp, bìa lá. Ưu điểm của các loại file hồ sơ này là lưu trữ được 1 lượng lớn tài liệu, giấy tờ trong thời gian dài và không cần phải lấy giấy tờ ra thường xuyên. Lưu trữ trên máy tính là một cách làm khoa học, tiết kiệm được nhiều thời gian, tuy nhiên dễ bị mất đi đột ngột khi có sự cố hư hỏng trên máy tính. Cho nên lưu trữ bằng giấy tờ, hồ sơ bằng các bìa hồ sơ là một cách làm an toàn trong thời gian dài.

Loại bìa hồ sơ thường dùng không phải để lưu trữ hồ sơ:

Tại các bộ phận kế toán, kiểm kê sản phẩm, bán hàng, bộ phận kho, bộ phận ký kết các giấy tờ…thường xuyên dùng loại file hồ sơ như: bìa lỗ, bìa lá, bìa accor. Ưu điểm là nhẹ, bền, dễ dàng đem theo khi di chuyển nhiều nơi.

Ngoài ra,  bìa trình ký đơn hoặc trình ký đôi được các ngành nghề cần sử dụng các bản vẽ chi tiết, bản vẽ kỹ thuật, trình bày một dự án hoặc gặp gỡ đối tác ký kết hợp đồng. Ưu điểm là có kẹp inox giữ chắc chắn được tờ giấy, bìa làm điểm tựa chắc chắn có thể ghi chép mà không cần đặt lên bàn. Tuy nhiên số lượng giấy tờ được giữ trong bìa không được nhiều.

Loại dùng nhiều trong giáo dục:

Đối với các ngành nghề giáo dục, học sinh – sinh viên ưu tiên sử dụng file hồ sơ lưu trữ ít, màu sắc đẹp, dễ mang theo và quan trọng giá thành rẻ. Bìa lá, bìa nút, bìa kiếng, bìa treo được sử dụng thường xuyên. Bìa kiếng mục đích không phải để lưu trữ mà, tạo thành một bìa cứng giúp các góc giấy không bị quăn, hình thức của tài liệu cũng được đẹp hơn, dùng bọc bên ngoài các cuốn tài liệu, các sổ tập. kích thươc bìa kếng sử dụng phổ biến là khổ A4. Ngoài ra bìa kiếng còn dùng trong ngành công nghiệp may mặc như dùng làm đứng cổ áo sơ mi…

Tổ chức không gian lưu trữ hồ sơ ở công ty 

Trên bàn làm việc không gian nhỏ, cùng một lúc để nhiều đồ sẽ tạo cảm giác bừa bộn, khó chịu khi làm việc. Vì thế nên đặt một kệ xếp tài liệu hoặc kệ mica, kệ rổ để đặt các loại bìa lỗ, bìa lá, bìa accor hoặc các cuốn sổ – tập vào trong. Ưu điểm dễ cất ra lấy vào, dễ tìm thấy tài liệu trong thời gian nhanh nhất.

Các file hồ sơ như bìa còng, bìa hộp nên đặt trên tủ để tài liệu, hoặc một số trong ngăn kéo làm việc.

Bìa phân trang, giấy note được sử dụng đi kèm. Đây là cách làm khoa học có thể nhanh tìm thấy vị trí đầu tiên của tờ giấy đã được đánh dấu.

Văn phòng phẩm Xuân Vy là  địa chỉ mà khách hàng luôn chọn để tìm  mua các loại bìa hồ sơ và các loại văn phòng phẩm khác nhé, chúng tôi chuyên cung cấp các dụng cụ văn phòng phẩm chính hãng, chất lượng tốt.

LIÊN HỆ HOTLINE 0889 90 806 ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ ĐẶT HÀNG

Hoặc truy cập website http://xuanvy.vn để tham khảo về những dòng sản phẩm mà Xuân Vy cung cấp.

CÔNG TY TNHH TM XUÂN VY
Địa chỉ: 405/4 Trường Chinh, P.14, Q. Tân Bình, TP. HCM
Website: http://xuanvy.vn
Email: xuanvy@xuanvy.vn – kinhdoanh@xuanvy.vn

? Khách mua lẻ:
Website: www.xuanvy.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/xuanvy.vn/

? Khách sỉ, đại lý liên hệ trực trực tiếp số điện thoại:
Khu vực HCM: 0948.500.012 – 0948.500.014
Khu vực tỉnh: 0918.414.844 – 0944.991.942